OBJETIVO:aprender como ordenar datos en excel 2010, ademas diseñar informes con los datos o informacion que se encuentran almacenadas en las diferentes bases de datos y planillas
1- Para que se ordenan datos en una hoja elecronica (microsorf excel) y cual es su utilidad
2- Cuales son los pasos para ordenar informacion o datos en microsorf excel y cuantas formas hay que ordenar en excel y copiar los pasos para hacerlo
3- Ingresar a iearm-informatica.webnode.com.co, del menu principal seleccionar 8° , luego seleccionar microsorf excel y posteriormente seleccionar actividades y realizar las practicas propuestas en la sesion 4
4- Que son filtros y subtotales en excel y para que se utilizan o usan
5- Cuales son los pasos para realizar filtros y subtortales en excel 2010
6- Ingresar a iearm-informatica.webnode.com.co, del menu principal seleccionar 8° , luego seleccionar microsorf excel y posteriormente seleccionar actividades y realizar las practicas propuestas en la sesion 5
NOTA
se debe tener las planillas y documentos diseñados en los periodos anteriores para poder realizar las practicas en caso de que no deben realizar la sesion 2 y 3 de la pagina iearm-informatica.webnode.com.co seleccionar 8°,actividades y buscar dichas sesiones
ACTIVIDAD
1-Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede ver los datos de la forma que desee y encontrar valores rápidamente. Puede ordenar un rango o una tabla de datos en una o más columnas de datos; por ejemplo, puede ordenar los empleados primero por departamento y luego, por apellido.
Una hoja electrónica es muy útil cuando se utiliza para hacer contabilidad, gráficos de estadística, facturas, cotizaciones, proporcionalidades, entre otros.
En una hoja de calculo se pueden utilizar funciones, las cuales sirven para hacer mas fácilmente las labores que cotidianamente es difícil ejecutar. Algunas de estas funciones y sus tareas que desempeñan son:
Cos Devuelve el coseno de un ángulo
Fact Devuelve el factorial de un numero
PI Devuelve el valor pi; 3.14159265
Suma Suma todos los números en el rango suma
Mediana Devuelve la mediana o el número central de conjunto de números
Min Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto
Moda Devuelve el valor frecuente o que más se repite en una matriz o rango de datos
La forma para escribir estos operadores es:
=suma(a1:a20)
(=) operador que indica que se ejecuta una operación
(suma) Función
(a1) celda inicial a sumar
(:) indica que la celda a1 es la inicial y continuara sumando una por una hasta la a20
APORTE PERSONAL:excel es una hoja de calculo que permite hacer operaciones con numeros desde simples sumas hasta grandes calculos esta hoja de calculo permite cear graficas para representar datos que se encuentren en la hoja estas hojas pueden ser de diferentes tipos tales como: lineales circulares de barras verticales horizontales y de tres dimensiones
2-Excel nos permite ordenar la información rápidamente utilizando el comando Ordenar y filtrar, pero en ocasiones necesitamos una fórmula para ordenar datos en Excel y en esta ocasión te mostraré una alternativa para hacerlo.
Los datos que utilizaremos en nuestro ejemplo tienen una columna de texto y otra columna de números. En el primer ejemplo ordenaremos los datos por los datos numéricos y en el segundo ejemplo ordenaremos por los valores de texto.
Para nuestro primer ejemplo haremos un ordenamiento descendente de la columna Calificación. La función que nos permitirá hacer esto de una manera sencilla será la función JERARQUIA.EQV la cual obtiene la posición de un número dentro de un rango. Es importante mencionar que esta función está disponible a partir de Excel 2010, para versiones anteriores debes utilizar la función JERARQUIA. Ahora considera la siguiente fórmula:
=JERARQUIA.EQV(B2,$B$2:$B$9)
Esta fórmula obtiene la posición del valor en B2 dentro del rango B2:B9 que para nuestro ejemplo será la posición 3, observa el resultado:
La columna Posición asigna el número 1 al valor más alto dentro del rango y a partir de ahí se enumeran todos los registros. Puedes ver que la posición 8 corresponde a la calificación 61 la cual es la más baja de todas las calificaciones. Ahora que ya tenemos las posiciones podemos ordenar los datos utilizando como referencia la columna posición y utilizando la función INDICE y la función COINCIDIR de la siguiente manera:
=INDICE($A$2:$A$9,COINCIDIR(E2,$C$2:$C$9,0))
La función INDICE obtiene un valor dentro de un rango con solo especificar su fila. Con esta fórmula estamos buscando dentro del rango A2:A9 y la fila la obtenemos al hacer coincidir el número 1 de la columna E con el número 1 de la columna C (Posición) que para nuestro ejemplo es Roberto:
Al copiar la fórmula hacia abajo obtenemos automáticamente el nombre de cada alumno de acuerdo a su posición. Para obtener el dato de la calificación usamos una fórmula idéntica a la anterior con la diferencia de que la función INDICE hará la búsqueda sobre el rango B2:B9:
Con esto hemos ordenado los datos de manera descendente utilizando una columna numérica. Si queremos hacer un ordenamiento ascendente debemos hacer un solo cambio en la función JERARQUIA.EQV de la columna Posición colocando un número 1 como el tercer argumento de la función lo cual hará que los datos se ordenen de manera ascendente. Observa la fórmula de la celda C2 y el resultado del ordenamiento en los datos:
En este caso los datos se ordenan comenzando por la calificación de menor valor hasta la de mayor valor. Así que con solo modificar el tercer argumento de la función JERARQUIA.EQV podrás controlar el tipo de ordenamiento de los datos.
Desempate de valores numéricos
Nuestro ejemplo anterior funcionó a la perfección porque no tenemos calificaciones repetidas entre los alumnos pero observa lo que sucede si Ignacio y Brenda tienen la misma calificación:
Al tener dos datos numéricos del mismo valor, la función JERARQUIA.EQV determina un empate entre ambos y les otorga la misma posición, que en nuestro ejemplo es la posición 5, pero la siguiente posición otorgada será la posición 7 saltándose la posición 6 y por lo tanto generando un error en nuestra tabla ordenada.
Para solucionar este problema utilizaré una columna auxiliar donde sumaré a cada calificación el número de fila donde se encuentran los datos. De esta manera, la calificación 77 de Sonia en la columna auxiliar tendrá un valor de 77.000002 porque se encuentra en la fila 2 de la hoja de Excel, la calificación de 72 de Ignacio tendrá un valor de 72.000003. La fórmula utilizada en la columna auxiliar será la siguiente:
=B2+0.000001*FILA()
Otro cambio que debemos hacer es modificar la fórmula de la columna Posición para que la función JERARQUIA.EQV haga el ordenamiento utilizando la columna auxiliar. El resultado es el siguiente:
Observa que nuestra tabla de datos ordenada ya no muestra el error ocasionado por la repetición de calificaciones de Ignacio y Brenda.
Fórmula para ordenar texto en Excel
Para ordenar texto en Excel utilizando fórmulas es importante recordar la manera en que la herramienta trabaja con texto especialmente al utilizar operadores de comparación. Observa la siguiente tabla de datos:
Al utilizar el operador Mayor que (>) para comparar dos textos, Excel nos responderá si el primero de ellos tiene una posición mayor dentro del alfabeto. Para la celda C2 el resultado es falso porque la letra A no está después de la letra B. Sin embargo, para la celda C3 el resultado es verdadero porque la letra Z está efectivamente después de la letra A.
Lo mejor de todo es que esta comparación funciona correctamente para palabras y lo puedes ver con los ejemplos de las últimas dos filas. El hecho de que Excel nos devuelva este resultado al comparar dos textos nos facilitará mucho el ordenamiento con fórmulas. Para llegar a la solución de ordenamiento utilizaremos la función CONTAR.SI la cual nos ayudará a contar la cantidad de cadenas de texto que se encuentran ubicadas alfabéticamente antes de otra. Considera la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI($A$2:$A$9,"<="&A2)
La función CONTAR.SI contará todos los elementos del rango A2:A9 que sean menores o iguales que el valor de la celda A2 y de esta manera sabremos la cantidad de valores que le anteceden alfabéticamente. Observa el resultado de esta fórmula:
En nuestro ejemplo Brenda tiene la posición 1 porque la función CONTAR.SI encuentra que solo el texto de la misma celda A8 es menor o igual a Brenda. La posición 2 es para Ignacio porque Brenda e Ignacio son los valores ubicados en una posición alfabética menor o igual dentro del rango. Para generar la tabla con los datos ordenados utilizamos la misa técnica que en el ejemplo anterior con la función INDICE y COINCIDIR:
De esta manera hemos ordenado los datos de manera ascendente por la columna Nombre. Si queremos ordenarlos de manera descendente será suficiente con cambiar el operador de comparación utilizado en la condición de la función CONTAR.SI por un símbolo Mayor qué (>). En la siguiente imagen puedes ver el cambio en la fórmula lo cual ocasiona un cambio en la posición y ordenamiento de los datos:
Desempate de posiciones en valores de texto
Al igual que con los números, si tenemos dos celdas con el mismo texto tendremos un error en los datos ordenados así que debemos utilizar un criterio de desempate similar al explicado anteriormente utilizando una columna auxiliar con la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI($A$2:$A$9,"<="&A2) + 0.000001*FILA()
Como ya vimos en el ejemplo anterior, la función CONTAR.SI nos devuelve la cantidad de elementos que preceden alfabéticamente a la celda A2 y a ese resultado le sumaremos el número de fila para asegurarnos de que sea un valor único dentro de la columna auxiliar. Para obtener la posición final utilizaremos la función JERARQUIA.EQV de la siguiente manera:
=JERARQUIA.EQV(C2,$C$2:$C$9,1)
Finalmente modificamos las fórmulas en la tabla de datos para que la función COINCIDIR consulte el resultado de la función JERARQUIA.EQV. Observa cómo se ordenan los datos de manera ascendente por la columna de texto y las dos celdas con el mismo valor aparecen juntas:
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.
Paso 2:
Haz clic en la pestaña Datos. Luego, ubica y haz clic en el comando Ordenar.
Paso 3:
Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el campo Columna e identifica aquella que quieres ordenar. En este ejemplo, elegiremos Talla.
Paso 4:
Asegúrate de que el campo Ordenar según muestre el ítem Valores.
Paso 5:
Haz clic en la flecha desplegable del campo Orden y selecciona Lista personalizada…
Paso 6:
Selecciona la opción NUEVA LISTA y escribe cómo deseas ordenar los datos en el cuadro Entradas de lista. Vamos a ordenar las camiseta por tallas, de menor a mayor.
Ordenar por color de celda, fuente o ícono
A continuación, verás un ejemplo para que aprendas los pasos que debes seguir para organizar tus datos por color de celda. Supongamos que eres vendedor de camisetas y necesitas organizar tu lista de pedidos según el color de las camiseta solicitada. Fíjate en lo fácil y rápido que es hacerlo.
Pasos para ordenar datos por color y fuente
Paso 1:
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.
Paso 2:
En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el cuadro de diálogo.
Paso 3:
Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el campo Columna e identifica aquella que vas a ordenar.
Paso 4:
Ahora, en el campo Ordenar según haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona alguna de las opciones del menú desplegable. En este ejemplo, elegiremos Color de fuente.
Paso 5:
En el campo Criterio de ordenación, haz clic en las flechas para abrir los menús desplegables y así, seleccionar un color y la parte en que quieres que se vea el mismo.
Paso 6:
Haz clic en el botón Aceptar. Verás que los datos quedan ordenados por su atributo de color.
Paso 7:
Haz clic en Agregar para guardar la lista y finaliza haciendo clic en el Aceptar. Verás que la hora de cálculo se ordenará por tallas así: Small, Medium, Large y X-Large.
Datos seleccionando múltiples niveles
Otra de las características de la ordenación personalizada es la selección de múltiples niveles que te permite organizar varias columnas a la vez con diferentes criterios. Así tienes más control sobre la organización de los datos.
Pasos para agregar niveles
Paso 1:
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.
Paso 2:
En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el cuadro de diálogo.
Paso 3:
Identifica el primer elemento que deseas ordenar. En este ejemplo, vamos a ordenar la columna Apellido por orden alfabético.
Paso 4:
Ahora, haz clic en la opción Agregar Nivel para añadir otro elemento.
Paso 5:
Identifica el siguiente elemento que quieres ordenar. Aquí, vamos a ordenar la columna Edad de menor a mayor.
Paso 6:
Para terminar, haz clic en Aceptar. Verás que la lista de funcionarios queda organizada alfabéticamente y por su edad.
Agrupar los datos de una hoja de cálculo
Agrupar los datos que tienes en una hoja de cálculo es útil para organizarlos. De esta manera podrás hacer análisis rápidos utilizando el comando Subtotal y además, decidir si quieres ocultar o mostrar información. Te mostraré de qué se trata.
El comando Subtotal se puede utilizar para organizar la hoja de cálculo de muchas maneras. Utiliza funciones comunes como SUM, COUNT, AVG y más, para resumir los datos y colocarlos en un grupo.
Vamos a suponer que vendes camisetas y necesitas saber cuántas debes entregar por talla. Sigue estos pasos:
Paso 1:
Ordena los datos de acuerdo a lo que quieras contar. En este ejemplo, vamos a organizar la hoja de trabajo por talla de camiseta. Revisa la lección Ordenar los datos por criterios personalizados para ampliar información.
Paso 2:
Selecciona una celda vacía que esté justo sobre los datos que vas a contar. Luego, haz clic en la ficha Datos y ubica el grupo Esquema.
Paso 3:
Haz clic en el comando Subtotal. Verás una ventana pequeña con una advertencia. Allí, pulsa el botón Aceptar. A continuación, se desplegará el cuadro de diálogo Subtotales.
Paso 4:
En el campo Para cada cambio en, haz clic en la columna que contiene los datos que vas a contar. En este caso, elegiremos la columna Talla.
Paso 5:
En el campo Usar función, selecciona una de las opciones disponibles en la lista. Aquí, vamos a utilizar la función CONTAR para obtener el total de camisetas por talla.
Paso 6:
Ahora, en el campo Agregar subtotal a, selecciona la columna en la que aparecerá el conteo. En este caso, vamos a elegir la columna Talla.
Paso 7:
Para terminar, haz clic en Aceptar.
Importante...
Verás que cada talla de camiseta es colocada en su propio grupo y el subtotal cuenta se muestra debajo de cada uno.
Mostrar u ocultar datos
Pasos para ocultar o mostrar un grupo
Paso 1:
Haz clic en el signo menos, también conocido como el símbolo Ocultar detalle, para contraer el grupo.
Paso 2:
Haz clic en el signo más, también conocido como el símbolo Mostrar detalle, para ampliar el grupo de nuevo.
Ten en cuenta que…
También puedes utilizar el o los comandos de la pestaña Datos ubicados en el grupo Esquema.
Grupos por niveles
Los grupos, en función de su jerarquía, se colocan en diferentes niveles. De esta manera, puedes ver tanta información como quieras haciendo clic en los símbolos de nivel ubicados a la izquierda de la hoja de cálculo.
Pasos para ver los grupos por niveles
Vamos a ver los niveles en orden descendente. Comenzaremos viendo la hoja de cálculo completa y al final, únicamente el total general. Aunque este ejemplo contiene sólo 3 niveles, Excel 2010 puede alojar hasta 8 niveles.
Paso 1:
Haz clic en el nivel más alto (en este ejemplo, nivel 3) para ver y expandir todos los grupos. Cuando visualizas los grupos por su nivel más alto, obtienes la totalidad de los datos que se encuentran en la hoja de cálculo.
Paso 2:
Haz clic en el siguiente nivel (en este ejemplo, nivel 2) para ocultar el detalle del nivel anterior. En este ejemplo, el nivel 2 contiene cada subtotal.
Paso 3:
Haz clic en el nivel más bajo (nivel 1) para visualizar el nivel más bajo de detalle. En este ejemplo, el nivel 1 sólo contiene el total general.
Desagrupar datos y eliminar subtotales
Desagrupar la información que tienes en una hoja de trabajo y eliminar el cálculo de subtotales es muy fácil. Te mostraré cómo hacerlo.
¿Cómo desagrupar datos?
Paso 1:
Selecciona las filas o columnas que quieres desagrupar. En este ejemplo seleccionaremos el grupo Small.
Paso 2:
En la ficha Datos, haz clic en el comandoDesagrupar. El rango de celdas se desagruparán.
Toma nota…
Para desagrupar todos lo datos que tengas agrupados, abre el menú desplegable bajo del comando Desagrupar y elige Borraresquema.
Los comandos Desagrupar yBorrar esquema no eliminarán los subtotales calculados en tu hoja de trabajo. Estos se quedarán en su lugar y seguirán funcionando hasta que los elimines.
Pasos para remover el cálculo de subtotales
Paso 1:
En la ficha Datos, haz clic en el comandoSubtotal. Verás que aparece el cuadro de diálogo Subtotales.
Paso 2:
Haz clic en la opción Quitar todo. Verás que todos los datos se desagrupan y los subtotales quedan eliminados.
Creación y control de tus propios grupos
El comando Agrupar es útil porque te permite mostrar u ocultar partes de tu hoja de cálculo para facilitarte la visualización de la información que necesitas.
Pasos para crear y controlar tu propio grupo
Vamos a preparar una lista de los colores y tallas de camiseta que necesitan ser distribuidas en una oficina. Algunos de los datos en la hoja de cálculo no son relevantes. Sin embargo, en lugar de eliminarlos, vamos a agruparlos y a ocultarlos de la vista temporalmente. Para ello, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona el rango de celdas que vas a agrupar. En este ejemplo, Nombre, Área y Cumpleaños.
Paso 2:
En la ficha Datos, haz clic en el comandoAgrupar. Verás que Excel agrupa las columnas o filas que seleccionaste.
Paso 3:
Haz clic en el signo menos para ocultar el grupo. Posteriormente, pulsa el signo más para verlo de nuevo.
Llegó el momento de que pongas a prueba todos los conocimientos adquiridos en el transcurso de esta lección.
Haz clic aquí para descargar el archivo venta_camisetas. Una vez tengas el archivo abierto, sigue estas instrucciones:
Organiza la columna Nombre en orden alfabético.
Organiza la lista de pedido según la talla. Organiza la columna Color Camiseta según el color del texto.
Agrupa los datos usando el comando Sumtotal.
Practica los pasos para mostrar y ocultar un grupo
Desagrupa los datos y elimina el cálculo de subtotales.
Los filtros en excel 2010
Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.
Pasos para filtrar los datos
Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de tecnología. Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores que están disponibles.
Paso 1:
Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz clic en el encabezado de la columna filtrarás.
Paso 2:
Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas desplegables en el encabezado de cada columna.
Paso 3:
Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.
Paso 4:
Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.
Paso 5:
Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y proyector.
Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles.
Agregar más de un filtro a tu hoja de cálculo
Los filtros son aditivos, lo que significa que puedes usar tantos como sea necesario para reducir la cantidad de resultados.
Pasos para agregar filtros
En este ejemplo, vamos a trabajar con una hoja de cálculo que ya ha sido filtrada para mostrar sólo los ordenadores, portátiles y proyectores. Ahora, vamos a mostrar sólo los ordenadores portátiles y proyectores que han sido ingresados durante el mes de agosto. Para ello, sigue estos pasos:
Paso 1:
Haz clic en la flecha desplegable en la que quieres añadir un filtro. En este ejemplo, Entrada.
Paso 2:
Desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver y marca aquellas que sí. En este ejemplo, vamos a marcar la casilla junto a agosto.
Paso 3:
Haz clic en Aceptar. Además del filtro original, el nuevo filtro se aplica. La hoja de trabajo se reducirá aún más.
Filtrar usando búsqueda
Tú puedes filtrar tu hoja de cálculo usando búsquedas específicas. Por ejemplo, buscando una frase exacta, número o fecha, o un simple fragmento.
En este ejemplo, buscaremos todos los productos de la marca Saris. Verás que los resultados arrojan proyectores, cámaras digitales y más. Para ello, sigue estos pasos:
Filtrar usando búsquedas
Paso 1:
Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Filtro.
Paso 2:
Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en la columna que quieres filtrar. En este ejemplo, Detalles del equipo.
Paso 3:
Introduce los datos que te gustaría ver en el cuadro de búsqueda. Aquí, vamos a introducir la palabra Saris para encontrar todos los equipos esa marca. Los resultados de la búsqueda aparecerán de forma automática.
Paso 4:
Marca las casillas junto a los datos que quieres mostrar. En este ejemplo, vamos a mostrar toda la información que incluye el nombre de la marca Saris.
Paso 5:
Para terminar, haz clic en Aceptar. La hoja de trabajo se calculó de acuerdo con los términos de búsqueda.
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
PARA QUE SIRVE
Una de las herramientas más utilizadas al momento s de trabajar con bases de datos en Excel es el Filtro. Tal y como es el fin de un filtro, el objetivo es obtener de una masa de datos solo los que necesitemos. Tenemos la siguiente información:
La función SUBTOTALES en Excel
La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que deseamos aplicar sobre los valores.
Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo
Se aplica a: Excel 2010
Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática mediante en comando Subtotal aparecerá atenuado si está trabajando con una tabla de Microsoft Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuación, agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitará de los datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla.
Al insertar subtotales:
Sugerencia Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.
Los subtotales se calculan con una función de resumen, como Promedio, con la función SUBTOTAL. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen de cada columna.
Los totales generales se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen Subtotal vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El comando Insertar un nivel de subtotales
Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra en el ejemplo siguiente.
1. En cada cambio en la columna Deporte...
2. …calcula el subtotal de la columna Ventas.
Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de Z a A.
En el grupo Datos, haga clic en Subtotales.
En el cuadro Deporte.
En el cuadro Suma.
En el cuadro Ventas.
Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Subtotales repitiendo los pasos del uno al siete para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Insertar niveles anidados de subtotales
Puede insertar subtotales para grupos internos, anidados dentro de sus grupos externos correspondientes, como se muestra en el ejemplo siguiente.
1. En cada cambio en la columna externa Región...
2. …calcula el subtotal de las Ventas para esa región y en cada cambio en la columna interna Deporte.
Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de Z a A.
Inserte los subtotales externos.
Esquema de la ficha Subtotal.
Se mostrará el cuadro de diálogo Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales externos. En el ejemplo anterior, haría clic en Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría Salto de página entre grupos.
Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría.
O bien, puede utilizar de nuevo el comando Reemplazar subtotales actuales.
Inserte los subtotales anidados.
Esquema de la ficha Subtotal.
Se mostrará el cuadro de diálogo Para cada cambio en, haga clic en la columna del subtotal anidado. En el ejemplo anterior, seleccionaría Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Reemplazar subtotales actuales.
Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más externos.
Eliminar subtotales
Seleccione una celda del rango que contiene los subtotales.
En el grupo Datos, haga clic en Subtotal, haga clic en <span class="ocpUI" style="box-sizing: border-box; font-family: wf_segoe-ui_semibold, " segoe="" ui="" semibold",="" "segoe="" ui",="" wp",="" tahoma,="" arial,="" sans-serif;"="">Quitar todos.
Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.
Pasos para filtrar los datos
Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de tecnología. Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores que están disponibles.
Paso 1:
Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz clic en el encabezado de la columna filtrarás.
Paso 2:
Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas desplegables en el encabezado de cada columna.
Paso 3:
Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.
Paso 4:
Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.
Paso 5:
Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y proyector.
Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles
Los filtros en excel 2010
Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.
Pasos para filtrar los datos
Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de tecnología. Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores que están disponibles.
Paso 1:
Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz clic en el encabezado de la columna filtrarás.
Paso 2:
Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas desplegables en el encabezado de cada columna.
Paso 3:
Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.
Paso 4:
Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.
Paso 5:
Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y proyector.
Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles.
Para nuestro primer ejemplo haremos un ordenamiento descendente de la columna Calificación. La función que nos permitirá hacer esto de una manera sencilla será la 
que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos 
y 
para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.
Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.
